Kwestię tę regulują zapisy § 7 Regulaminu Walnego Zgromadzenia TIM SA:

„6. Jeżeli pełnomocnictwo zostaje udzielone w formie elektronicznej, to Akcjonariusz-mocodawca powininen zawiadomić o tym Spółkę. Zawiadomienie powinno zostać złożone Spółce w terminie umożliwiającym dokonanie identyfikacji mocodawcy i jego pełnomocnika, nie później jednak niż w dniu poprzedzającym dzień, na który zostało zwołane Walne Zgromadzenie. Zawiadomienie może mieć formę pisemną lub postać elektroniczną. Zawiadomienie w formie pisemnej powinno być przesłane na adres Spółki, TIM SA, ul. Powstańców Śląskich 2-4, 53-333 Wrocław. Zawiadomienie w formie elektronicznej powinno być przesyłane na adres: zarzad@tim.pl.

7. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 6 niniejszego paragrafu, powinno zawierać:

1/ Imię i nazwisko albo nazwę (firmę) Akcjonariusza-mocodawcy oraz imiona i naziwska osób uprawnionych do udzielenia pełnomocnictwa w jego imieniu,

2/ Rodzaj oraz numer identyfikacyjny dokumentu tożsamości, a także numer PESEL mocodawcy (w przypadku osób fizycznych) albo numer KRS (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców), miejsce zamieszkania (siedzibę) mocodawcy oraz kopię ww. dokumentów przesłaną w formie elektronicznej,

3/ Imię i nazwisko albo nazwę (firmę) pełnomocnika, rodzaj oraz numer identyfikacyjny dokumentu tożsamości, a także numer PESEL pełnomocnika (w przypadku osób fizycznych) albo numer KRS (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców), miejsce zamieszkania (siedzibę) oraz kopię ww. dokumentów przesłaną w formie elektronicznej,

4/ Numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, które umożliwiają stały kontakt z mocodawcą,

5/ Numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, które umożliwiają weryfikację pełnomocnika,

6/ Datę udzielenia pełnomocnictwa,

7/ Wskazanie Walnego Zgromadzenia, w związku z którym pełnomocnictwo jest udzielane,

8/ Zakres pełnomocnictwa, w tym w szczególności wszelkie ograniczenia pełnomocnictw oraz wskazanie, czy pełnomocnik może ustanawiać także dalszych pełnomocników,

9/ Wskazanie, czy pełnomocnictwo jest odwołalne,

10/ Podpis mocodawcy.

8. Jeżeli zawiadomienie zostało dokonane zgodnie z powyższymi wymogami Spółka niezwłocznie potwierdza mocodawcy dokonanie zawiadomienia.
Jeżeli zawiadomienie nie odpowiada powyższym wymogom, Spółka niezwłocznie informuje o tym zgłaszającego, wskazując na braki zawiadomienia.
Brak zawiadomienia albo zawiadomienie dokonane z naruszeniem wyżej wskazanych wymogów jest uwzględniane przy ocenie istnienia zgodnego z prawem umocowania pełnomocnika do reprezentacji mocodawcy na Walnym Zgromadzeniu. W szczególności może stanowić podstawę do niedopuszczenia lub do wykluczenia danej osoby z uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

9. Spółka podejmuje odpowiednie działania służące identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika w celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w postaci elektronicznej.”